Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die op deze pagina beschreven staan, is:

Onze klinieken bevinden zich op Prins Albertlei 29, 2600 Berchem en op Sint-Jansplein 51, 2060 Antwerpen.

De tandartsen en specialisten die binnen Nüvodent werken, zijn elk zelf gebonden aan het beroepsgeheim en aan de wettelijke regels over het patiëntendossier. Werkt een behandelaar als zelfstandige binnen onze praktijk, dan is die voor het eigen patiëntendossier zelf verwerkingsverantwoordelijke. In de praktijk kan je voor al je vragen bij ons terecht via de contactgegevens hierboven.

2. Welke gegevens we verwerken

Naargelang je patiënt bent, een afspraak aanvraagt, solliciteert of enkel onze website bezoekt, verwerken we een deel van onderstaande gegevens.

Identificatie en contact

• Naam, voornaam, geboortedatum en geslacht
• Adres, telefoonnummer en e-mailadres
• Rijksregisternummer en gegevens van je eID, voor je identificatie in de zorg en voor de derdebetalersregeling
• Naam van je ziekenfonds en je verzekerbaarheidsgegevens
• Voor minderjarigen: de gegevens van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger

Gezondheidsgegevens

• Je medische en tandheelkundige voorgeschiedenis, allergieën en medicatiegebruik
• Onderzoeksresultaten, diagnoses, behandelplannen en behandelverslagen
• Röntgenopnames, intraorale scans, foto's en ander beeldmateriaal
• Verslagen van en aan verwijzende zorgverleners

Administratie en betaling

• Afspraakhistoriek, inclusief geannuleerde of niet nagekomen afspraken
• Facturen, betalingen, rekeningnummer en eventuele openstaande bedragen
• Getuigschriften voor verstrekte hulp en gegevens uitgewisseld met het RIZIV en je ziekenfonds

Website en communicatie

• De inhoud van je berichten via het contactformulier, e-mail of telefoon
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, zie het hoofdstuk over cookies

Sollicitaties

• Cv, motivatiebrief, diploma's, visumnummer en RIZIV-nummer waar van toepassing
• Notities uit gesprekken en referenties die je zelf hebt aangebracht

3. Waarvoor en op welke grond

We verwerken je gegevens nooit zomaar. Voor elk doel bestaat er een rechtsgrond onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

We nemen geen beslissingen over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en we stellen zelf geen profielen van je op. Hoe we onze online advertenties meten, lees je in het hoofdstuk Online adverteren en metingen.

4. Beroepsgeheim

Naast de AVG geldt voor onze behandelaars het beroepsgeheim uit artikel 458 van het Strafwetboek. Dat is strenger dan de privacywetgeving alleen. Medewerkers zonder eigen beroepsgeheim, zoals onthaal en administratie, zijn contractueel gebonden aan een even strikte geheimhoudingsplicht en krijgen enkel toegang tot de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.

5. Waar de gegevens vandaan komen

De meeste gegevens krijgen we rechtstreeks van jou, mondeling, via een formulier of via je eID. Daarnaast kunnen we gegevens ontvangen van je verwijzende tandarts of arts, van een ziekenhuis of labo, van je ziekenfonds en van de overheidsdiensten die de verzekerbaarheid beheren. Bij minderjarigen of bij een patiënt die zelf geen rechten kan uitoefenen, ontvangen we gegevens van de ouder, voogd of vertegenwoordiger.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit en geven ze niet door voor de commerciële doeleinden van derden. We delen enkel wat nodig is, met:

• Zorgverleners binnen je behandeling, zoals de tandarts, parodontoloog, orthodontist of mondhygiënist die je behandelt
• Verwijzende en behandelende zorgverleners buiten de praktijk, zoals je huisarts, kaakchirurg of ziekenhuis, mits je toestemming
• Tandtechnische laboratoria, voor het vervaardigen van kronen, prothesen of apparatuur, met een minimum aan identificatiegegevens
• Je ziekenfonds en het RIZIV, voor terugbetaling, eAttest en de derdebetalersregeling
• Onze softwareleveranciers, waaronder het praktijkbeheersysteem, het afsprakenplatform en onze hosting, telkens als verwerker met een verwerkersovereenkomst
• Google (Google Ireland Limited), voor websitestatistieken via Google Analytics en het meten van onze advertenties via Google Ads, enkel na je toestemming en nooit met medische gegevens. Zie het hoofdstuk Online adverteren en metingen.
• Onze boekhouder, accountant en revisor, voor de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen
• Onze verzekeraar, advocaat of een gerechtelijke instantie, uitsluitend bij een geschil, klacht of wettelijke verplichting
• Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder, enkel bij een aanhoudend openstaande factuur en zonder medische inhoud

Online afspraken

Voor het online plannen van afspraken werken we met Doctena. De gegevens die je in de agendamodule invult, worden door Doctena verwerkt als onze verwerker, op basis van een verwerkersovereenkomst. Hun eigen privacybeleid vind je op de website van Doctena.

7. Doorgifte buiten de EER

We houden je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Zou een leverancier toch gegevens buiten de EER verwerken, dan gebeurt dat enkel op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende technische maatregelen. Je kan bij ons een overzicht opvragen van de betrokken verwerkers.

Google kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt op basis van het EU-VS-gegevensprivacykader (EU-U.S. Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang we bewaren

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Onder meer: toegang op basis van rol en noodzaak, persoonlijke accounts met sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, versleutelde back-ups, een afgesloten serverruimte en fysiek gesloten dossierkasten, geheimhoudingsclausules in elk arbeids- en samenwerkingscontract, en verwerkersovereenkomsten met al onze leveranciers.

Zou er zich ondanks alles een gegevenslek voordoen met een risico voor je rechten en vrijheden, dan melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengen we jou op de hoogte wanneer het risico hoog is.

10. Je rechten

• Inzage. Je hebt recht op een kopie van je gegevens. Voor je patiëntendossier geldt daarbovenop het inzagerecht uit de Wet Patiëntenrechten: we reageren binnen 15 dagen, en persoonlijke notities en gegevens over derden vallen buiten dat recht.
• Verbetering. Zijn je gegevens onjuist of onvolledig, dan laten we ze corrigeren of aanvullen.
• Wissing. Dit recht is beperkt voor een patiëntendossier. Zolang de wettelijke bewaarplicht loopt, mogen we je dossier niet vernietigen, ook niet op jouw verzoek.
• Beperking. Betwist je de juistheid van bepaalde gegevens, dan kan je vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar. Tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang kan je bezwaar maken om redenen die met jouw situatie te maken hebben.
• Overdraagbaarheid. Voor gegevens die je zelf hebt aangeleverd en die we verwerken op basis van je toestemming of de overeenkomst, kan je een gestructureerde digitale kopie vragen.
• Toestemming intrekken. Waar we op je toestemming steunen, kan je die op elk moment intrekken. Verwerkingen van voordien blijven geldig.

Hoe oefen je je rechten uit

Stuur je vraag naar contact@nuvodent.be of geef ze af aan het onthaal. We vragen een bewijs van je identiteit, zodat we je gegevens niet aan iemand anders bezorgen. Je krijgt binnen 30 dagen antwoord. Is je vraag complex, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen en laten we je dat tijdig weten.

11. Cookies en de website

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om correct te werken, en enkel na jouw toestemming ook analytische, functionele en advertentiecookies. Je keuze pas je op elk moment aan via de cookie-instellingen onderaan de pagina. De volledige lijst met cookies, hun doel en hun bewaartermijn staat in ons cookiebeleid.

De agendamodule voor online afspraken laadt van een externe partner. Zodra je die opent, kan die partner eigen cookies plaatsen.

12. Online adverteren en metingen

We maken onze praktijk bekend met advertenties in Google. Om te weten of die advertenties werken, meten we hoeveel mensen na een klik op een advertentie een inschrijving of afspraakaanvraag versturen. Dat gebeurt enkel als je in de cookie-instellingen toestemming geeft voor advertentie- en analytische cookies.

Wat we meten

• Dat iemand via een advertentie op onze website kwam en daarna de bedankpagina van een formulier bereikte, bijvoorbeeld na een inschrijving als nieuwe patiënt.
• Technische gegevens zoals de bezochte pagina's, het type toestel en een cookie-ID.

Verbeterde conversies

Om deze meting nauwkeuriger te maken, gebruiken we de functie "verbeterde conversies" van Google Ads. Wanneer je een formulier verstuurt, worden je e-mailadres en telefoonnummer in je browser eerst versleuteld (gehasht) tot een onleesbare code. Enkel die code gaat naar Google. Google gebruikt ze uitsluitend om de inschrijving te koppelen aan een eerdere klik op onze advertentie.

Wat we nooit naar Google sturen: je rijksregisternummer, je geboortedatum, het soort behandeling, je opmerkingen of andere inhoud van het formulier, en geen enkel gegeven uit je patiëntendossier.

Je keuze

Geef je geen toestemming voor advertentiecookies, of trek je die later in via de cookie-instellingen onderaan de pagina, dan gebeurt deze meting niet. Je kan ons formulier en onze diensten gewoon gebruiken zonder toestemming. Meer over hoe Google met gegevens omgaat, lees je in het privacybeleid van Google.

13. Vragen of een klacht

Heb je een vraag over deze verklaring of ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, spreek ons dan eerst zelf aan. In de meeste gevallen lossen we het samen op.

Je hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Gaat je klacht over de zorg zelf of over je patiëntenrechten, dan kan je terecht bij de federale ombudsdienst Rechten van de Patiënt.

14. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze werking, onze leveranciers of de wetgeving daarom vragen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste versie is ingegaan. Bij een ingrijpende wijziging brengen we je actief op de hoogte.