Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten die de vennootschappen van de Nüvodent-groep verlenen in hun klinieken, alsook op alle afspraken die online via onze website of via websites van derden worden gemaakt.

Met "Nüvodent" wordt in deze voorwaarden de vennootschap van de Nüvodent-groep bedoeld die de kliniek exploiteert waar de patiënt een afspraak maakt of wordt behandeld. Die vennootschap is de contractuele wederpartij van de patiënt. De identificatiegegevens van elke kliniek (vennootschap, ondernemingsnummer, adres en contactgegevens) zijn opgenomen onderaan deze voorwaarden en worden tevens vermeld op de afspraakbevestiging en de factuur.

Onder patiënt wordt verstaan: elke natuurlijke persoon die gebruikmaakt van de diensten van Nüvodent. Andere voorwaarden of afspraken zijn slechts geldig na uitdrukkelijke en schriftelijke aanvaarding door Nüvodent.

Voor minderjarige patiënten worden deze voorwaarden aanvaard door de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger die het ouderlijk gezag of de voogdij uitoefent. Voor meerderjarige patiënten die wilsonbekwaam zijn, worden deze voorwaarden aanvaard door hun wettelijke vertegenwoordiger (bewindvoerder of vertegenwoordiger overeenkomstig de Wet betreffende de rechten van de patiënt). Dit doet geen afbreuk aan de rechten die de bekwame minderjarige zelfstandig kan uitoefenen overeenkomstig diezelfde wet.

2. Afspraken

2.1 Boeking

Afspraken kunnen online (via Doctena), telefonisch, via e-mail of WhatsApp gemaakt worden. De patiënt ontvangt steeds een schriftelijke bevestiging per e-mail. Het is aan de patiënt om deze afspraak te noteren zoals vermeld staat in deze communicatie.

2.2 Herinnering

Nüvodent stuurt een herinnering voor de afspraak per e-mail en/of sms. Het uitblijven van een herinnering ontslaat de patiënt niet van zijn/haar verplichting om op de gemaakte afspraak aanwezig te zijn.

2.3 Verplaatsen door Nüvodent

Nüvodent behoudt zich het recht voor om afspraken te weigeren of te verplaatsen. In voorkomend geval wordt de patiënt telefonisch of per e-mail verwittigd. Wanneer Nüvodent een afspraak annuleert of verplaatst, verbindt Nüvodent zich ertoe de patiënt zo spoedig mogelijk een nieuwe afspraak aan te bieden.

3. Annulatie en niet-verschijnen

Een geplande afspraak is gereserveerde tijd in onze agenda. Komt de patiënt niet opdagen of annuleert hij/zij laattijdig, dan kan die tijd niet meer aan een andere patiënt worden gegeven. Daarom gelden onderstaande voorwaarden. Vermeld bij elke communicatie steeds de naam en geboortedatum van de patiënt, zodat we de afspraak correct kunnen identificeren.

3.1 Kosteloze annulatie

Een afspraak kan kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot meer dan 48 uur vóór het afgesproken tijdstip. De annulatie gebeurt schriftelijk via het e-mailadres van de betrokken kliniek, telefonisch, of via de Doctena-link in de bevestigingsmail (tot 72 uur vóór de afspraak). Een voicemail geldt niet als geldige annulatie.

3.2 Annulatie binnen 48 uur

Bij annulatie of verplaatsing binnen de 48 uur vóór de afspraak rekent Nüvodent een compensatie aan van € 1 per gereserveerde minuut. Voor een afspraak van 30 minuten bedraagt de compensatie dus € 30, voor een afspraak van 60 minuten € 60, met een maximum van € 75.

3.3 Niet-verschijnen zonder verwittiging (no-show)

Bij niet-verschijnen zonder voorafgaande verwittiging, ongeacht de duur van de geplande afspraak, rekent Nüvodent een forfaitaire compensatie aan van € 75.

3.4 Inning van de compensatie

Staat er een voorschot op naam van de patiënt, dan wordt de verschuldigde compensatie hiermee verrekend. Is er geen voorschot, dan stuurt Nüvodent een eerste kosteloze herinnering. Wordt de compensatie daarna niet betaald, dan worden niet-dringende afspraken opgeschort. Dringende of medisch noodzakelijke zorg wordt steeds verleend.

3.5 Overmacht

Bij overmacht (zoals acute ziekte, een dringende familiale omstandigheid of een ongeval) zoekt Nüvodent steeds in overleg met de patiënt naar een redelijke oplossing. Een bewijsstuk kan worden gevraagd.

4. Tarieven, offertes en betalingen

4.1 Conventiestatus en tarieven

Nüvodent is niet geconventioneerd. Onze tarieven worden vooraf duidelijk besproken voor elke ingreep waarvoor dit relevant is. Aangezien op voorhand niet altijd exact kan worden bepaald welke onderzoeken of behandelingen noodzakelijk zullen zijn, kan voor het eerste consult niet steeds een exacte prijs worden gegeven.

4.2 Geldigheid van offertes en behandelplannen

Voor uitgebreide behandelplannen bezorgt Nüvodent vooraf een schriftelijke kostenraming (behandelplan of offerte). Tenzij anders vermeld op het document zelf, is een offerte geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van uitgifte.

Na het verstrijken van deze geldigheidstermijn is Nüvodent niet langer gebonden door de vermelde prijzen en kan een nieuwe raming worden opgesteld. Nüvodent behoudt zich tevens het recht voor om tarieven aan te passen, onder meer in functie van wijzigingen in materiaalkosten, laboratoriumkosten, RIZIV-nomenclatuur, btw-regelgeving of andere externe parameters. Lopende behandelingen waarvoor reeds een ondertekend behandelplan bestaat, behouden de oorspronkelijk overeengekomen prijs, behalve in geval van aantoonbare en buitenproportionele wijzigingen in externe kosten.

4.3 Terugbetaling door de mutualiteit

Na elke behandeling ontvangt de patiënt, of bezorgt Nüvodent rechtstreeks aan de mutualiteit, alle documenten die nodig zijn voor terugbetaling, inclusief voor een eventuele aanvullende verzekering.

Nüvodent heeft geen toegang tot de tandheelkundige dossiers of behandelingsgeschiedenis van andere zorgverleners. Wij kunnen bijgevolg niet op voorhand nagaan of u binnen de door de ziekteverzekering voorziene termijn reeds een teruggave heeft ontvangen voor een bepaalde verstrekking bij een andere tandarts of specialist.

Voor sommige behandelingen kan recente beeldvorming klinisch noodzakelijk zijn, ook wanneer de patiënt de termijn voor terugbetaling nog niet heeft bereikt of die terugbetaling reeds heeft ontvangen bij een andere behandelaar.

4.4 Btw op cosmetische behandelingen

Behandelingen met een zuiver esthetisch, niet-therapeutisch doel zijn niet vrijgesteld van btw (art. 44 W.BTW) en worden niet terugbetaald door de mutualiteit. Het gaat onder meer om home bleaching en, naargelang hun doel, bepaalde facings. Of een behandeling als therapeutisch dan wel zuiver esthetisch wordt gekwalificeerd, hangt af van de concrete indicatie. Wanneer btw verschuldigd is, wordt dit vooraf schriftelijk meegedeeld in de offerte of het behandelplan.

4.5 Betaling

De betaling gebeurt onmiddellijk na de behandeling. Betalen kan contant of digitaal aan het onthaal. Overschrijvingen zijn enkel mogelijk voor bedragen vanaf € 1.000.

Na betaling sturen wij de getuigschriften automatisch door naar uw mutualiteit. Is dit door omstandigheden niet mogelijk, dan ontvangt u een papieren getuigschrift dat u zelf bij uw mutualiteit indient. Op verzoek bezorgen wij u aan de balie een attest van tandheelkundige verstrekking voor een eventuele aanvullende tandverzekering. Bij gebruik van het derdebetalersysteem ontvangt u enkel het attest van tandheelkundige verstrekking.

4.6 Laattijdige betaling

Bij niet-betaling stuurt Nüvodent een eerste kosteloze herinnering. Daarna worden nalatigheidsinteresten en invorderingskosten aangerekend conform Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht. Elke onbetaalde behandeling maakt alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar.

5. Behandeling

5.1 Geïnformeerde toestemming

Vóór elke behandeling legt de behandelende zorgverlener in duidelijke taal uit wat wordt voorgesteld, waarom, welke alternatieven er zijn, wat de risico's zijn en welke kosten ermee gepaard gaan. De behandeling start pas wanneer de patiënt vrij en geïnformeerd heeft toegestemd.

5.2 Specialisatiebehandelingen: aparte informed consents

Voor specialisatiebehandelingen geldt een verzwaarde informatieplicht en wordt een afzonderlijk informed-consent-document opgesteld dat als addendum integraal deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden. Het gaat onder meer om:

• Implantologie (tandimplantaten, all-on-X-oplossingen)
• Orthodontie (vaste beugels, aligners)
• Endodontie (wortelkanaalbehandelingen)
• Parodontologie (chirurgische ingrepen op tandvlees en kaakbot)
• Orale en dento-alveolaire chirurgie (heelkundige extracties, verstandskiezen)
• Sedatie of algemene verdoving
• Esthetische behandelingen met btw-impact

De patiënt ontvangt het betreffende informed-consent-document voorafgaand aan de behandeling, krijgt voldoende bedenktijd en ondertekent het document vóór aanvang. Bij elk verschil tussen deze algemene voorwaarden en het specifieke informed consent, primeert het specifieke informed consent voor wat de specialisatiebehandeling betreft.

5.3 Herroepingsrecht

Tandheelkundige zorg is een zorgverlening op maat. Het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten is hierop niet van toepassing zodra de behandeling met instemming van de patiënt is aangevat, overeenkomstig de toepasselijke uitzonderingen in het Wetboek Economisch Recht.

5.4 Middelenverbintenis

Elke behandeling wordt uitgevoerd volgens de regels van de kunst en de actuele wetenschappelijke standaarden. Nüvodent levert een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

6. Onvoorziene omstandigheden en overmacht

Alle omstandigheden die redelijkerwijs onvoorzienbaar en onvermijdelijk waren op het ogenblik van het aangaan van de overeenkomst, en die de uitvoering ervan financieel of anderszins onmogelijk maken, worden beschouwd als onvoorziene omstandigheden. Nüvodent heeft in dat geval het recht om de overeenkomst te herzien of te ontbinden.

Onvoorziene omstandigheden zijn onder meer (niet-limitatief): overmacht (zoals epidemieën of oorlog), stakingen, niet-, te late of foutieve leveringen door leveranciers of andere ingeschakelde derden, brand, bedrijfsstoringen, energieonderbrekingen, storingen in een (telecommunicatie)netwerk of in de gebruikte communicatiesystemen, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden van vergelijkbare aard.

7. Aansprakelijkheid

Nüvodent en haar zorgverleners zijn verzekerd voor hun beroepsaansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van Nüvodent is beperkt tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het concrete geval uitkeert. Deze beperking geldt niet in geval van opzet of zware fout, noch voor aansprakelijkheid voor lichamelijke schade, noch in andere gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid verbiedt.

Nüvodent is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gederfde winst, verstoring van planning of gevolgschade), noch voor vertraging in de uitvoering van haar verplichtingen die het gevolg is van overmacht of onvoorziene omstandigheden zoals omschreven in artikel 6.

8. Klachten

Heeft de patiënt een opmerking of klacht, dan bespreekt hij/zij deze eerst met de behandelende zorgverlener of mailt naar melding@nuvodent.be. Komen partijen er onderling niet uit, dan kan de patiënt terecht bij de Federale Ombudsdienst Rechten van de Patiënt. Meer informatie staat op onze pagina Patiëntenrechten.

9. Persoonsgegevens (GDPR)

Nüvodent verwerkt persoonsgegevens conform Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018. De volledige informatie over welke gegevens worden verwerkt, met welke doeleinden, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten de patiënt heeft, staat in onze Privacyverklaring.

10. Marketing: gebruik van beeldmateriaal

Nüvodent gebruikt röntgenfoto's en intraorale beelden van patiënten voor educatieve of marketingdoeleinden uitsluitend mits voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de patiënt. Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd (opt-in via het anamneseformulier) en kan op elk moment kosteloos worden ingetrokken via melding@nuvodent.be. Zonder die toestemming wordt het beeldmateriaal enkel gebruikt in het kader van de behandeling van de patiënt. Bij minderjarigen verloopt de toestemming via de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger. De vertrouwelijkheid van patiëntgegevens blijft steeds gewaarborgd.

11. Geldigheid (deelbaarheidsclausule)

De eventuele ongeldigheid, om welke reden dan ook, van één of meerdere (delen van) bepalingen van deze algemene voorwaarden, doet geen afbreuk aan de geldigheid van de overige (delen van) bepalingen.

12. Camerabewaking en beeldmateriaal

12.1 Camerabewaking in de kliniek

Onze kliniek maakt gebruik van camerabewaking in de gemeenschappelijke ruimten (wachtzaal, inkom, gangen). Dit gebeurt uitsluitend met het oog op de veiligheid van patiënten, medewerkers en eigendommen, conform de Belgische wetgeving inzake camerabewaking (Wet van 21 maart 2007 en de AVG/GDPR).

De camerabeelden worden nooit verspreid, gedeeld of gepubliceerd, tenzij dit wettelijk verplicht is (bv. op vraag van politie of gerechtelijke autoriteiten). Beelden worden automatisch gewist na maximum 30 dagen. Enkel bevoegde personen hebben toegang tot de opnames.

12.2 Verbod op opnames door patiënten

Het is patiënten ten strengste verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de kliniek, foto's of video-opnames te maken van:

• medewerkers of behandelende zorgverleners;
• andere patiënten of bezoekers;
• de behandelruimten, apparatuur of interne werking van de kliniek.

12.3 Verbod op publicatie op sociale media

Het is uitdrukkelijk verboden om beeldmateriaal opgenomen binnen de kliniek, met of zonder toestemming, te verspreiden of te publiceren op sociale media, websites, berichtenapps of enig ander publiek of semipubliek platform, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van zowel de kliniek als alle herkenbare personen op het beeldmateriaal.

Dit verbod geldt ongeacht of het beeldmateriaal al dan niet als vleiend of neutraal wordt beschouwd.

12.4 Gevolgen bij inbreuk

Bij inbreuk op dit artikel behoudt de kliniek zich het recht voor om:

• de betrokkene te verzoeken het beeldmateriaal onmiddellijk te verwijderen;
• verdere toegang tot de kliniek te weigeren;
• juridische stappen te ondernemen op basis van de AVG/GDPR, het recht op afbeelding (art. 10 Auteurswet) en/of andere toepasselijke wetgeving.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten met Nüvodent is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.

14. Contact