Conditions générales

1. Champ d'application

Ces conditions générales s'appliquent à tous les services fournis par les sociétés du groupe Nüvodent dans leurs cliniques, ainsi qu'à tous les rendez-vous pris en ligne via notre site web ou via des sites web de tiers.

Dans les présentes conditions, on entend par " Nüvodent " la société du groupe Nüvodent qui exploite la clinique où le patient prend rendez-vous ou est traité. Cette société est le cocontractant du patient. Les données d'identification de chaque clinique (société, numéro d'entreprise, adresse et coordonnées) figurent au bas des présentes conditions ainsi que sur la confirmation de rendez-vous et la facture.

Par patient, on entend toute personne physique qui utilise les services de Nüvodent. D'autres conditions ou accords ne sont valables qu'après acceptation expresse et écrite par Nüvodent.

Pour les patients mineurs, ces conditions sont acceptées par le ou les parents ou par le représentant légal qui exerce l'autorité parentale ou la tutelle. Pour les patients majeurs incapables d'exprimer leur volonté, ces conditions sont acceptées par leur représentant légal (administrateur provisoire ou représentant conformément à la loi relative aux droits du patient). Cela ne porte pas préjudice aux droits que le mineur capable d'exercer son discernement peut exercer de manière autonome conformément à cette même loi.

2. Accords

2.1 Réservation

Les rendez-vous peuvent être pris en ligne (via Doctena), par téléphone, par e-mail ou via WhatsApp. Le patient reçoit toujours une confirmation écrite par e-mail. Il appartient au patient de noter ce rendez-vous tel que cela est indiqué dans cette communication.

2.2 Rappel

Nüvodent envoie un rappel de rendez-vous par e-mail et/ou SMS. L'absence de rappel ne dispense pas le patient de son obligation d'être présent au rendez-vous pris.

2.3 Déplacement par Nüvodent

Nüvodent se réserve le droit de refuser ou de déplacer des rendez-vous. Le cas échéant, le patient en sera averti par téléphone ou par e-mail. Lorsqu'un rendez-vous est annulé ou déplacé par Nüvodent, celui-ci s'engage à proposer un nouveau rendez-vous au patient dans les plus brefs délais.

3. Annulation et non-présentation

Un rendez-vous planifié est un temps réservé dans notre agenda. Si le patient ne se présente pas ou annule tardivement, ce temps ne peut plus être attribué à un autre patient. C'est pourquoi les conditions ci-dessous s'appliquent. Veuillez toujours mentionner le nom et la date de naissance du patient dans toute communication afin que nous puissions identifier correctement le rendez-vous.

3.1 Annulation gratuite

Un rendez-vous peut être annulé ou déplacé sans frais jusqu'à plus de 48 heures avant l'heure convenue. L'annulation se fait par écrit via l'adresse e-mail de la clinique concernée, par téléphone ou via le lien Doctena dans l'e-mail de confirmation (jusqu'à 72 heures avant le rendez-vous). Un message vocal n'est pas considéré comme une annulation valable.

3.2 Annulation dans les 48 heures

En cas d'annulation ou de report dans les 48 heures précédant le rendez-vous, Nüvodent facture une indemnité de 1 € par minute réservée. Pour un rendez-vous de 30 minutes, l'indemnité s'élève donc à 30 €, pour un rendez-vous de 60 minutes à 60 €, avec un maximum de 75 €.

3.3 Non-comparution sans avertissement (no-show)

En cas de non-présentation sans avertissement préalable, quelle que soit la durée du rendez-vous prévu, Nüvodent facture une indemnité forfaitaire de 75 €.

3.4 Calcul de la compensation

S'il y a une avance au nom du patient, la compensation due sera déduite de celle-ci. S'il n'y a pas d'avance, Nüvodent enverra un premier rappel gratuit. Si la compensation n'est pas payée par la suite, les rendez-vous non urgents seront suspendus. Les soins urgents ou médicalement nécessaires seront toujours assurés.

3.5 Force majeure

En cas de force majeure (telle qu'une maladie aiguë, une urgence familiale ou un accident), Nüvodent recherche toujours une solution raisonnable en concertation avec le patient. Un justificatif pourra être demandé.

4. Tarifs, devis et paiements

4.1 Statut de conventionnement et tarifs

Nüvodent n'est pas conventionné. Nos tarifs sont clairement discutés à l'avance pour chaque intervention pour laquelle cela est pertinent. Étant donné qu'il n'est pas toujours possible de déterminer à l'avance exactement quels examens ou traitements seront nécessaires, il n'est pas toujours possible de donner un prix exact pour la première consultation.

4.2 Validité des devis et des plans de traitement

Pour les plans de traitement détaillés, Nüvodent fournit à l'avance une estimation écrite des coûts (plan de traitement ou devis). Sauf indication contraire sur le document lui-même, un devis est valable pendant trente (30) jours calendaires à compter de la date d'émission.

Après l'expiration de ce délai de validité, Nüvodent n'est plus liée par les prix mentionnés et un nouveau devis peut être établi. Nüvodent se réserve également le droit de modifier ses tarifs, notamment en fonction de l'évolution des coûts des matériaux, des frais de laboratoire, de la nomenclature INAMI, de la réglementation sur la TVA ou d'autres paramètres externes. Les traitements en cours pour lesquels il existe déjà un plan de traitement signé conservent le prix initialement convenu, sauf en cas de modifications démontrables et disproportionnées des coûts externes.

4.3 Remboursement par la mutualité

Après chaque traitement, le patient reçoit, ou Nüvodent transmet directement à la mutualité, tous les documents nécessaires au remboursement, y compris pour une assurance complémentaire éventuelle.

Nüvodent n'a pas accès aux dossiers dentaires ou à l'historique de traitement d'autres prestataires de soins. Par conséquent, nous ne pouvons pas vérifier à l'avance si vous avez déjà reçu un remboursement pour une prestation spécifique chez un autre dentiste ou spécialiste dans le délai prévu par l'assurance maladie.

Pour certains traitements, une imagerie récente peut être cliniquement nécessaire, même lorsque le patient n'a pas encore atteint le délai de remboursement ou qu'il a déjà reçu ce remboursement auprès d'un autre praticien.

TVA de 4,4 % sur les traitements esthétiques

Les traitements à visée purement esthétique et non thérapeutique ne sont pas exonérés de TVA (art. 44 du Code de la TVA) et ne sont pas remboursés par la mutualité. Il s'agit notamment du blanchiment à domicile (home bleaching) et, selon leur finalité, de certaines facettes. Le fait qu'un traitement soit qualifié de thérapeutique ou de purement esthétique dépend de l'indication concrète. Lorsque la TVA est due, cela est communiqué par écrit au préalable dans le devis ou le plan de traitement.

4.5 Paiement

Le paiement s'effectue immédiatement après le traitement. Il est possible de payer en espèces ou par voie numérique à la réception. Les virements bancaires ne sont possibles que pour les montants à partir de 1 000 €.

Après le paiement, nous transmettons automatiquement les attestation à votre mutuelle. Si cela n'est pas possible en raison de circonstances particulières, vous recevrez une attestation papier que vous devrez soumettre vous-même à votre mutuelle. Sur demande, nous vous remettons un attestation de soins dentaires à la réception pour une éventuelle assurance dentaire complémentaire. Si vous bénéficiez du système du tiers payant, vous recevrez uniquement l'attestation de soins dentaires.

4.6 Paiement tardif

En cas de non-paiement, Nüvodent envoie un premier rappel gratuit. Ensuite, des intérêts de retard et des frais de recouvrement seront facturés conformément au Livre XIX du Code de droit économique. Tout traitement impayé rend immédiatement exigibles tous les montants en suspens.

5. Traitement

5.1 Consentement éclairé

Avant chaque traitement, le professionnel de santé traitant explique en termes clairs ce qui est proposé, pourquoi, quelles sont les alternatives, quels sont les risques et quels en sont les coûts. Le traitement ne commence que lorsque le patient a donné son consentement libre et éclairé.

5.2 Traitements spécialisés : formulaires de consentement éclairé distincts

Pour les traitements spécialisés, une obligation d'information renforcée s'applique et un document de consentement éclairé distinct est établi, faisant partie intégrante de ces conditions générales en tant qu'addendum. Il s'agit notamment de :

• Implantologie (implants dentaires, solutions all-on-X)
• Orthodontie (bagues, gouttières)
• Endodontie (traitements canalaires)
• Parodontologie (interventions chirurgicales sur les gencives et l'os maxillaire)
• Chirurgie orale et dento-alvéolaire (extractions chirurgicales, dents de sagesse)
• Sédation ou anesthésie générale
• Traitements esthétiques avec impact de la TVA

Le patient reçoit le document de consentement éclairé concerné avant le traitement, dispose d'un délai de réflexion suffisant et signe le document avant le début. En cas de divergence entre les présentes conditions générales et le consentement éclairé spécifique, le consentement éclairé spécifique prévaut en ce qui concerne le traitement spécialisé.

5.3 Droit de rétractation

Les soins dentaires sont des prestations sur mesure. Le droit de rétractation légal pour les consommateurs ne s'y applique pas dès que le traitement a commencé avec l'accord du patient, conformément aux exceptions applicables dans le Code de droit économique.

5.4 Obligation de moyens

Chaque traitement est réalisé selon les règles de l'art et les standards scientifiques actuels. Nüvodent s'engage à une obligation de moyens, et non de résultat, sauf accord exprès et écrit contraire.

6. Circonstances imprévues et force majeure

Toutes les circonstances qui étaient raisonnablement imprévisibles et inévitables au moment de la conclusion du contrat et qui rendent son exécution impossible, financièrement ou autrement, sont considérées comme des circonstances imprévues. Nüvodent a dans ce cas le droit de réviser ou de résilier le contrat.

Les circonstances imprévues comprennent notamment (mais sans s'y limiter) : la force majeure (telle que des épidémies ou la guerre), les grèves, les livraisons inexistantes, tardives ou erronées de la part de fournisseurs ou d'autres tiers engagés, l'incendie, les pannes d'exploitation, les coupures d'énergie, les pannes d'un réseau (de télécommunication) ou des systèmes de communication utilisés, les mesures gouvernementales et autres circonstances imprévues de nature similaire.

7. Responsabilité

Nüvodent et ses prestataires de soins sont assurés pour leur responsabilité professionnelle. La responsabilité de Nüvodent est limitée au montant versé par l'assurance responsabilité professionnelle dans le cas concret. Cette limitation ne s'applique pas en cas d'intention ou de faute lourde, ni pour la responsabilité en cas de dommages corporels, ni dans les autres cas où la loi interdit une limitation de responsabilité.

Nüvodent n'est pas responsable des dommages indirects (tels que le manque à gagner, la perturbation de la planification ou les dommages consécutifs), ni des retards dans l'exécution de ses obligations résultant d'un cas de force majeure ou de circonstances imprévues telles que décrites à l'article 6.

8. Réclamations

Si le patient a une remarque ou une plainte, il ou elle en discute d'abord avec le prestataire de soins traitant ou envoie un courriel à melding@nuvodent.be. Si les parties ne parviennent pas à un accord, le patient peut s'adresser au Service fédéral Médiation Droits du Patient. Plus d'informations sont disponibles sur notre page Droits des patients.

9. Données à caractère personnel (RGPD)

Nüvodent traite les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018. L'information complète concernant les données traitées, les finalités, la durée de conservation et les droits du patient se trouve dans notre Politique de confidentialité.

10. Marketing : utilisation d'images

Nüvodent utilise des radiographies et des images intra-orales de patients à des fins éducatives ou marketing uniquement moyennant le consentement préalable et exprès du patient. Ce consentement est demandé séparément (opt-in via le formulaire d'anamnèse) et peut être retiré à tout moment et gratuitement via melding@nuvodent.be. Sans cette autorisation, les images sont utilisées uniquement dans le cadre du traitement du patient. Pour les mineurs, l'autorisation est donnée par le ou les parents ou le représentant légal. La confidentialité des données des patients est garantie en tout temps.

11. Validité (clause de divisibilité)

L'éventuelle invalidité, pour quelque raison que ce soit, d'une ou de plusieurs (parties de) dispositions des présentes conditions générales n'affecte pas la validité des autres (parties de) dispositions.

12. Vidéosurveillance et imagerie

12.1 Vidéosurveillance dans la clinique

Notre clinique utilise la télésurveillance dans les espaces communs (salle d'attente, entrée, couloirs). Cela se fait exclusivement dans le but d'assurer la sécurité des patients, des employés et des biens, conformément à la législation belge relative à la surveillance par caméra (Loi du 21 mars 2007 et le RGPD).

Les images de caméra ne sont jamais diffusées, partagées ou publiées, sauf si la loi l'exige (par exemple, à la demande de la police ou des autorités judiciaires). Les images sont automatiquement effacées après un maximum de 30 jours. Seules les personnes habilitées ont accès aux enregistrements.

12.2 Interdiction des enregistrements par les patients

Il est strictement interdit aux patients de prendre des photos ou des enregistrements vidéo, sans l'autorisation écrite préalable de la clinique, de :

• employés ou prestataires de soins traitants ;
• d'autres patients ou visiteurs ;
• les salles de traitement, l'équipement ou le fonctionnement interne de la clinique.

12.3 Interdiction de publication sur les réseaux sociaux

Il est strictement interdit de diffuser ou de publier du matériel visuel enregistré au sein de la clinique, avec ou sans autorisation, sur les réseaux sociaux, des sites Web, des applications de messagerie ou toute autre plateforme publique ou semi-publique, sans l'autorisation écrite préalable de la clinique et de toutes les personnes identifiables figurant sur le matériel visuel.

Cette interdiction s'applique indépendamment du fait que les images soient ou non considérées comme flatteuses ou neutres.

12.4 Conséquences en cas de violation

En cas de violation de cet article, la clinique se réserve le droit de :

• inviter la personne concernée à supprimer immédiatement le matériel visuel ;
• refuser l'accès ultérieur à la clinique ;
• d'engager des poursuites judiciaires sur la base du RGPD, du droit à l'image (art. 10 de la loi sur le droit d'auteur) et/ou d'autres législations applicables.

13. Droit applicable et juridiction compétente

Tous les accords avec Nüvodent sont exclusivement régis par Droit belge applicable. En cas de litige, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire Anvers compétent.

14. Contact