Conditions générales

1. Champ d'application

Ces conditions générales s'appliquent à tous les services fournis par les sociétés du groupe Nüvodent dans leurs cliniques, ainsi qu'à tous les rendez-vous pris en ligne via notre site web ou via des sites web de tiers.

Dans les présentes conditions, on entend par " Nüvodent " la société du groupe Nüvodent qui exploite la clinique où le patient prend rendez-vous ou est traité. Cette société est le cocontractant du patient. Les données d'identification de chaque clinique (société, numéro d'entreprise, adresse et coordonnées) figurent au bas des présentes conditions ainsi que sur la confirmation de rendez-vous et la facture.

Par patient, on entend toute personne physique qui utilise les services de Nüvodent. D'autres conditions ou accords ne sont valables qu'après acceptation expresse et écrite par Nüvodent.

Pour les patients mineurs, ces conditions sont acceptées par le ou les parents ou par le représentant légal qui exerce l'autorité parentale ou la tutelle. Pour les patients majeurs incapables d'exprimer leur volonté, ces conditions sont acceptées par leur représentant légal (administrateur provisoire ou représentant conformément à la loi relative aux droits du patient). Cela ne porte pas préjudice aux droits que le mineur capable d'exercer son discernement peut exercer de manière autonome conformément à cette même loi.

2. Accords

2.1 Réservation

Les rendez-vous peuvent être pris en ligne (via Doctena), par téléphone, par e-mail ou via WhatsApp. Le patient reçoit toujours une confirmation écrite par e-mail. Il appartient au patient de noter ce rendez-vous tel que cela est indiqué dans cette communication.

2.2 Rappel

Nüvodent envoie un rappel de rendez-vous par e-mail et/ou SMS. L'absence de rappel ne dispense pas le patient de son obligation d'être présent au rendez-vous pris.

2.3 Déplacement par Nüvodent

Nüvodent se réserve le droit de refuser ou de déplacer des rendez-vous. Le cas échéant, le patient en sera averti par téléphone ou par e-mail. Lorsqu'un rendez-vous est annulé ou déplacé par Nüvodent, celui-ci s'engage à proposer un nouveau rendez-vous au patient dans les plus brefs délais.

3. Annulation et non-présentation

Un rendez-vous planifié est un temps réservé dans notre agenda. Si le patient ne se présente pas ou annule tardivement, ce temps ne peut plus être attribué à un autre patient. C'est pourquoi les conditions ci-dessous s'appliquent. Veuillez toujours mentionner le nom et la date de naissance du patient dans toute communication afin que nous puissions identifier correctement le rendez-vous.

3.1 Annulation gratuite

Un rendez-vous peut être annulé ou déplacé sans frais jusqu'à plus de 48 heures avant l'heure convenue. L'annulation se fait par écrit via l'adresse e-mail de la clinique concernée, par téléphone ou via le lien Doctena dans l'e-mail de confirmation (jusqu'à 72 heures avant le rendez-vous). Un message vocal n'est pas considéré comme une annulation valable.

3.2 Annulation dans les 48 heures

En cas d'annulation ou de report dans les 48 heures précédant le rendez-vous, Nüvodent facture une indemnité de 1 € par minute réservée. Pour un rendez-vous de 30 minutes, l'indemnité s'élève donc à 30 €, pour un rendez-vous de 60 minutes à 60 €, avec un maximum de 75 €.

3.3 Non-comparution sans avertissement (no-show)

En cas de non-présentation sans avertissement préalable, quelle que soit la durée du rendez-vous prévu, Nüvodent facture une indemnité forfaitaire de 75 €.

3.4 Calcul de la compensation

S'il y a une avance au nom du patient, la compensation due sera déduite de celle-ci. S'il n'y a pas d'avance, Nüvodent enverra un premier rappel gratuit. Si la compensation n'est pas payée par la suite, les rendez-vous non urgents seront suspendus. Les soins urgents ou médicalement nécessaires seront toujours assurés.

3.5 Force majeure

En cas de force majeure (telle qu'une maladie aiguë, une urgence familiale ou un accident), Nüvodent recherche toujours une solution raisonnable en concertation avec le patient. Un justificatif pourra être demandé.

4. Tarifs, devis et paiements

4.1 Statut de conventionnement et tarifs

Nüvodent n'est pas conventionné. Nos tarifs sont clairement discutés à l'avance pour chaque intervention pour laquelle cela est pertinent. Étant donné qu'il n'est pas toujours possible de déterminer à l'avance exactement quels examens ou traitements seront nécessaires, il n'est pas toujours possible de donner un prix exact pour la première consultation.

4.2 Validité des devis et des plans de traitement

Pour les plans de traitement détaillés, Nüvodent fournit à l'avance une estimation écrite des coûts (plan de traitement ou devis). Sauf indication contraire sur le document lui-même, un devis est valable pendant trente (30) jours calendaires à compter de la date d'émission.

Après l'expiration de ce délai de validité, Nüvodent n'est plus liée par les prix mentionnés et un nouveau devis peut être établi. Nüvodent se réserve également le droit de modifier ses tarifs, notamment en fonction de l'évolution des coûts des matériaux, des frais de laboratoire, de la nomenclature INAMI, de la réglementation sur la TVA ou d'autres paramètres externes. Les traitements en cours pour lesquels il existe déjà un plan de traitement signé conservent le prix initialement convenu, sauf en cas de modifications démontrables et disproportionnées des coûts externes.

4.3 Remboursement par la mutualité

Après chaque traitement, le patient reçoit, ou Nüvodent transmet directement à la mutualité, tous les documents nécessaires au remboursement, y compris pour une assurance complémentaire éventuelle.

Nüvodent n'a pas accès aux dossiers dentaires ou à l'historique de traitement d'autres prestataires de soins. Par conséquent, nous ne pouvons pas vérifier à l'avance si vous avez déjà reçu un remboursement pour une prestation spécifique chez un autre dentiste ou spécialiste dans le délai prévu par l'assurance maladie.

Pour certains traitements, une imagerie récente peut être cliniquement nécessaire, même lorsque le patient n'a pas encore atteint le délai de remboursement ou qu'il a déjà reçu ce remboursement auprès d'un autre praticien.

TVA de 4,4 % sur les traitements esthétiques

Les traitements à visée purement esthétique et non thérapeutique ne sont pas exonérés de TVA (art. 44 du Code de la TVA) et ne sont pas remboursés par la mutualité. Il s'agit notamment du blanchiment à domicile (home bleaching) et, selon leur finalité, de certaines facettes. Le fait qu'un traitement soit qualifié de thérapeutique ou de purement esthétique dépend de l'indication concrète. Lorsque la TVA est due, cela est communiqué par écrit au préalable dans le devis ou le plan de traitement.

4.5 Paiement

Le paiement s'effectue immédiatement après le traitement. Il est possible de payer en espèces ou par voie numérique à la réception. Les virements bancaires ne sont possibles que pour les montants à partir de 1 000 €.

Après le paiement, nous transmettons automatiquement les attestation à votre mutuelle. Si cela n'est pas possible en raison de circonstances particulières, vous recevrez une attestation papier que vous devrez soumettre vous-même à votre mutuelle. Sur demande, nous vous remettons un attestation de soins dentaires à la réception pour une éventuelle assurance dentaire complémentaire. Si vous bénéficiez du système du tiers payant, vous recevrez uniquement l'attestation de soins dentaires.

4.6 Paiement tardif

En cas de non-paiement, Nüvodent envoie un premier rappel gratuit. Ensuite, des intérêts de retard et des frais de recouvrement seront facturés conformément au Livre XIX du Code de droit économique. Tout traitement impayé rend immédiatement exigibles tous les montants en suspens.

5. Traitement

5.1 Consentement éclairé

Avant chaque traitement, le professionnel de santé traitant explique en termes clairs ce qui est proposé, pourquoi, quelles sont les alternatives, quels sont les risques et quels en sont les coûts. Le traitement ne commence que lorsque le patient a donné son consentement libre et éclairé.

5.2 Traitements spécialisés : formulaires de consentement éclairé distincts

Pour les traitements spécialisés, une obligation d'information renforcée s'applique et un document de consentement éclairé distinct est établi, faisant partie intégrante de ces conditions générales en tant qu'addendum. Il s'agit notamment de :

• Implantologie (implants dentaires, solutions all-on-X)
• Orthodontie (vaste beugels, aligners)
• Endodontie (wortelkanaalbehandelingen)
• Parodontologie (chirurgische ingrepen op tandvlees en kaakbot)
• Orale en dento-alveolaire chirurgie (heelkundige extracties, verstandskiezen)
• Sedatie of algemene verdoving
• Esthetische behandelingen met btw-impact

De patiënt ontvangt het betreffende informed-consent-document voorafgaand aan de behandeling, krijgt voldoende bedenktijd en ondertekent het document vóór aanvang. Bij elk verschil tussen deze algemene voorwaarden en het specifieke informed consent, primeert het specifieke informed consent voor wat de specialisatiebehandeling betreft.

5.3 Herroepingsrecht

Tandheelkundige zorg is een zorgverlening op maat. Het wettelijke herroepingsrecht voor consumenten is hierop niet van toepassing zodra de behandeling met instemming van de patiënt is aangevat, overeenkomstig de toepasselijke uitzonderingen in het Wetboek Economisch Recht.

5.4 Middelenverbintenis

Elke behandeling wordt uitgevoerd volgens de regels van de kunst en de actuele wetenschappelijke standaarden. Nüvodent levert een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

6. Onvoorziene omstandigheden en overmacht

Alle omstandigheden die redelijkerwijs onvoorzienbaar en onvermijdelijk waren op het ogenblik van het aangaan van de overeenkomst, en die de uitvoering ervan financieel of anderszins onmogelijk maken, worden beschouwd als onvoorziene omstandigheden. Nüvodent heeft in dat geval het recht om de overeenkomst te herzien of te ontbinden.

Onvoorziene omstandigheden zijn onder meer (niet-limitatief): overmacht (zoals epidemieën of oorlog), stakingen, niet-, te late of foutieve leveringen door leveranciers of andere ingeschakelde derden, brand, bedrijfsstoringen, energieonderbrekingen, storingen in een (telecommunicatie)netwerk of in de gebruikte communicatiesystemen, overheidsmaatregelen en andere onvoorziene omstandigheden van vergelijkbare aard.

7. Aansprakelijkheid

Nüvodent en haar zorgverleners zijn verzekerd voor hun beroepsaansprakelijkheid. De aansprakelijkheid van Nüvodent is beperkt tot het bedrag dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekering in het concrete geval uitkeert. Deze beperking geldt niet in geval van opzet of zware fout, noch voor aansprakelijkheid voor lichamelijke schade, noch in andere gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid verbiedt.

Nüvodent is niet aansprakelijk voor indirecte schade (zoals gederfde winst, verstoring van planning of gevolgschade), noch voor vertraging in de uitvoering van haar verplichtingen die het gevolg is van overmacht of onvoorziene omstandigheden zoals omschreven in artikel 6.

8. Klachten

Heeft de patiënt een opmerking of klacht, dan bespreekt hij/zij deze eerst met de behandelende zorgverlener of mailt naar melding@nuvodent.be. Komen partijen er onderling niet uit, dan kan de patiënt terecht bij de Federale Ombudsdienst Rechten van de Patiënt. Meer informatie staat op onze pagina Droits des patients.

9. Persoonsgegevens (GDPR)

Nüvodent verwerkt persoonsgegevens conform Verordening (EU) 2016/679 (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018. De volledige informatie over welke gegevens worden verwerkt, met welke doeleinden, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten de patiënt heeft, staat in onze Politique de confidentialité.

10. Marketing: gebruik van beeldmateriaal

Nüvodent gebruikt röntgenfoto's en intraorale beelden van patiënten voor educatieve of marketingdoeleinden uitsluitend mits voorafgaande, uitdrukkelijke toestemming van de patiënt. Deze toestemming wordt afzonderlijk gevraagd (opt-in via het anamneseformulier) en kan op elk moment kosteloos worden ingetrokken via melding@nuvodent.be. Zonder die toestemming wordt het beeldmateriaal enkel gebruikt in het kader van de behandeling van de patiënt. Bij minderjarigen verloopt de toestemming via de ouder(s) of de wettelijke vertegenwoordiger. De vertrouwelijkheid van patiëntgegevens blijft steeds gewaarborgd.

11. Geldigheid (deelbaarheidsclausule)

De eventuele ongeldigheid, om welke reden dan ook, van één of meerdere (delen van) bepalingen van deze algemene voorwaarden, doet geen afbreuk aan de geldigheid van de overige (delen van) bepalingen.

12. Camerabewaking en beeldmateriaal

12.1 Camerabewaking in de kliniek

Onze kliniek maakt gebruik van camerabewaking in de gemeenschappelijke ruimten (wachtzaal, inkom, gangen). Dit gebeurt uitsluitend met het oog op de veiligheid van patiënten, medewerkers en eigendommen, conform de Belgische wetgeving inzake camerabewaking (Wet van 21 maart 2007 en de AVG/GDPR).

De camerabeelden worden nooit verspreid, gedeeld of gepubliceerd, tenzij dit wettelijk verplicht is (bv. op vraag van politie of gerechtelijke autoriteiten). Beelden worden automatisch gewist na maximum 30 dagen. Enkel bevoegde personen hebben toegang tot de opnames.

12.2 Verbod op opnames door patiënten

Het is patiënten ten strengste verboden om, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de kliniek, foto's of video-opnames te maken van:

• medewerkers of behandelende zorgverleners;
• andere patiënten of bezoekers;
• de behandelruimten, apparatuur of interne werking van de kliniek.

12.3 Verbod op publicatie op sociale media

Het is uitdrukkelijk verboden om beeldmateriaal opgenomen binnen de kliniek, met of zonder toestemming, te verspreiden of te publiceren op sociale media, websites, berichtenapps of enig ander publiek of semipubliek platform, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van zowel de kliniek als alle herkenbare personen op het beeldmateriaal.

Dit verbod geldt ongeacht of het beeldmateriaal al dan niet als vleiend of neutraal wordt beschouwd.

12.4 Gevolgen bij inbreuk

Bij inbreuk op dit artikel behoudt de kliniek zich het recht voor om:

• de betrokkene te verzoeken het beeldmateriaal onmiddellijk te verwijderen;
• verdere toegang tot de kliniek te weigeren;
• juridische stappen te ondernemen op basis van de AVG/GDPR, het recht op afbeelding (art. 10 Auteurswet) en/of andere toepasselijke wetgeving.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op alle overeenkomsten met Nüvodent is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd.

14. Contact